PLANIFICACIÓN/ ORGANIZACIÓN Y DIFUSIÓN DE UN TORNEO O EVENTO DEPORTIVO

Planificación de un Evento/Torneo Deportivo

Planificar, idear, planear es trazar un plan a seguir para lograr un objetivo. La Planificación nos debe llevar paso a paso en el camino a transitar durante la ejecución de algo, es programar las acciones que vamos a realizar y cómo vamos a hacerlas, a fin de cuenta es un conjunto de ideas.

Llevar a cabo un torneo deportivo implica realizar una planeación de las actividades para que todo se lleve a cabo adecuadamente y así participar de forma satisfactoria en un marco de respeto y justicia.

Quienes pretenden organizar un torneo deportivo pueden llevar a cabo estos pasos:

• Determinar la actividad sobre la cual versará el torneo. Esto normalmente es pensar en el juego o deporte en el cual queremos fomentar la competición, lo mismo puede ser desde canicas hasta un campeonato mundial.
• Elaborar una convocatoria. A la par de esta se debe contemplar algunos elementos que están contenidos en ella como: Objetivo del torneo, participantes a los que se les dirige la convocatoria, requisitos que deben cubrir los participantes, lugar y forma en donde se realicen las inscripciones y junta previa, ramas y categorías de participación, reglamento de competencia y reglamento de juego, cuerpo de jueces o árbitros que sancionarán la competencia, lugar donde se llevarán a cabo los juegos, premiación.
• Publicación de la Convocatoria. Una vez aparecida ésta los organizadores llevan a cabo una promoción del torneo para tener un número adecuado de participantes, dependiendo del número de ellos se establecerá el sistema de competencia.
• Realización de Inscripciones. Durante el tiempo de publicación de la convocatoria se pueden realizar las inscripciones de los participantes, en algunas actividades se estila que se terminan o cierran en la junta previa. Es importante que los organizadores cuenten con los formatos necesarios que faciliten la organización, como las cédulas de inscripción para formalizar la participación de los competidores.
• Junta Previa. Es el momento en que los participantes, que acudieron al llamado de la convocatoria, se reúnen con los organizadores para consolidar algunos puntos que se establecen en la convocatoria, por ejemplo: determinar el número de participantes, establecer el sistema de competencia, señalar el rol o calendario de juegos, entre otras situaciones que dependen de las características del torneo, campeonato o competencia.
• Ejecución del torneo. Todo lo planeado debe llevarse a la práctica, es la parte fundamental y razón de ser del torneo, es el momento en que los participantes compiten unos con otros.
• Dependiendo del tiempo en que se realiza el torneo pueden efectuarse juntas técnicas para ir conociendo los pormenores e incidencias que se presenten en los encuentros realizados. Hasta en un torneo "relámpago" se necesita destinar un momento para esto.
• Premiación. Esta debe contemplarse antes de la realización del torneo, ya que muchas de las veces es el motivo por el cual se inscribirán o no los participantes, siendo indispensable cumplir con lo ofrecido para no perder credibilidad y así continuar con la realización del torneo en otro momento.

Convocatoria

Debemos hablar de ella en particular porque desde ahí se determina cómo se pretende realizar el torneo. Ésta debe ser clara, precisa y concisa.

Se conforma de cuatro partes básicas:

1. Encabezado. Se forma con la designación de la competencia, los nombres de los organismos o personas patrocinan.
2. Invitación o excitativa. Incluye al convocante (el que invita), los convocados (quienes participan) y el objeto de la convocatoria.
3. Cuerpo. Es el contenido de la convocatoria, donde se especifican diversos puntos, entre los que podemos mencionar: Lugares, fechas y horarios, ramas y categorías, Inscripciones, requisitos de participación, pruebas, sistema de competencia, uniformes, gastos, junta previa, jurado de honor, reglamento, premiación, protestas, conclusiones, puntos transitorios, etc. todo depende de las características de la actividad.
4. Pie. Contiene la fecha y las firmas del comité organizador que avalan la realización de la competencia.

LA PLANIFICACIÓN

CONCEPTOS BÁSICOS

La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en qué orden debe hacerse.

La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración se puede conceptualizar de las siguientes maneras:

· "La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales." George Terry

· "La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de la empresa." Idalberto, Chiavenato

· "La planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederían" David, Ewing.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN

Los principios de la planificación más importantes son los siguientes:

· Principio de la contribución a lograr y facilitar la consecución de los objetivos de la organización, con interés particular en alcanzar el objetivo principal.

· Principio de la primacía de la planificación – la primera función administrativa que desempeña la gerencia es la planificación, que facilita la organización, la dirección y el control.

· Principio de la iniciación de las planificaciones en la alta gerencia – porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la organización y la forma más eficaz de lograrlos es por la planificación.

· Principio de la penetración de la planificación – pues la planificación abarca todos los niveles de la empresa.

· Principio de la eficiencia de operaciones por planificación – las operaciones serán eficientes si se efectúan mediante un proceso formal de planificación que abarque objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas.

· Principio de la flexibilidad de la planificación – el proceso de planificación y los planes resultantes deben ser adaptables a las condiciones cambiantes.

· Principio de sincronización de la planificación – los planes a largo plazo están sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo.

· Principio de los factores limitantes – los planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de obra, dinero, máquinas, materiales y administración) conjuntándolos cuando elaboren los planes.

· Principio de estrategias eficaces – una guía para establecer estrategias viables consiste en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de los consumidores.

· Principios de programas eficaces – para que los programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la planificación a corto y largo plazo y deben estar integrados a la planificación estratégica, táctica y operacional.

· Principios de políticas eficaces – las políticas se basan en objetivos de la organización; mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores físicos y personal de la empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y suficientemente amplias; y son complementarias y suplementarias de políticas superiores. 

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN:

Las características más importantes de la planificación son las siguientes:

1. La planificación es un proceso permanente y continuo.

2. La planificación está siempre orientada hacia el futuro, está ligada a la previsión.

3. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio.

4. La planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.

5. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad.

6. La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.

7. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.

8. La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.

9. La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.

10. La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.

11. La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.